Как выбрать онлайн-кассу

Федеральный закон «О применении контрольно-кассовой техники» № 54-ФЗ обязывает организации и ИП использовать онлайн-кассу при расчётах с покупателями. На рынке ККТ-оборудования представлено огромное множество моделей. Чтобы разобраться в том, какую онлайн-кассу лучше выбрать, рассмотрим различные варианты ККТ и расскажем, на что следует обратить внимание при выборе.

Кому нужна онлайн-касса

ККТ необходима всем, кто осуществляет расчёты с физическими лицами любым способом оплаты. Это касается как наличных, так и карточных платежей, если сумма расчёта не превышает 100 тысяч рублей за одну сделку. Если же сумма превышает указанный лимит, то для расчётов с юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями следует использовать безналичный расчёт без применения кассового аппарата.

Расчёт включает в себя не только оплату товаров, работ или услуг, но и любые действия, связанные с получением или выдачей денежных средств.

В качестве примера можно привести:

• возврат денежных средств в случае отказа покупателя от товара;
• приём ставок в азартных играх, поступление средств от продажи лотерейных билетов и выплату выигрышей;
• выдачу или погашение кредитов и займов;
• получение или предоставление встречных платежей за товары, услуги или работы;
• проведение зачётов и возвратов предоплат и авансов;
• операции, осуществляемые ломбардами.

Во всех этих случаях необходима ККТ.

Варианты онлайн-касс

С учётом разнообразия моделей, доступных на рынке контрольно-кассовой техники, и их функций возникает логичный вопрос: «Какую онлайн-кассу лучше купить?». При выборе онлайн-кассы важно учесть специфику вашего бизнеса.

Автономная касса

Устройство отличается низкой стоимостью, небольшим объёмом встроенной памяти, ограниченным набором функций, упрощённым кассовым ПО и элементарным интерфейсом. Сегодня автономные кассы — это устаревший вид ККТ, который не стоит выбирать для покупки, поскольку могут возникать сложности в работе. Кроме того, существует риск, что производители прекратят поддержку этих устройств в любой момент, из-за чего потребуются дополнительные затраты на приобретение нового оборудования.

Смарт-терминал

Имеет сенсорный дисплей, программное обеспечение с расширенными функциями и автоматическое обновление. Данную ККТ не требуется подключать к ПК или телефону. Может работать с подакцизными товарами и маркировкой. Большинство моделей имеют встроенную аккумуляторную батарею, обеспечивающую возможность автономной работы оборудования. Удобны в использовании как на торговых точках, так и при выездной продаже.

Фискальный регистратор

Это принтер для печати чеков, в который вставляют фискальный накопитель (ФН). Его подключают к компьютеру, планшету или мобильному телефону. Для работы на ПК или гаджет устанавливают кассовую программу. Регистратор требует обслуживания и просторного рабочего места. Большинство таких ККТ стационарные.

Облачная касса

Это автоматическая система для интернет-магазинов. Взаимодействует с сайтом или мобильным приложением, где клиент приобретает товары. Предприниматель не покупает ККТ и ФН. Всё оборудование хранится и обслуживается в дата-центре.

POS-системы

Представляют собой комплексные решения для автоматизации рабочих мест кассиров в различных сферах торговли и услуг. Они включают в себя компьютер, дисплей, средства ввода информации (например, клавиатура), устройство для печати чеков и кассовое программное обеспечение. Эти системы позволяют ускорить обслуживание клиентов, минимизировать ошибки при расчётах и эффективно вести учёт товаров. POS-системы находят применение не только в крупных супермаркетах и гипермаркетах, но и в небольших магазинах, кафе, ресторанах, кинотеатрах, гостиницах и других местах, где происходит продажа товаров или оказание услуг.

Мобильная онлайн-касса

Основные характеристики устройства включают портативность и возможность работы от аккумулятора, что делает его удобным для использования вне стационарных точек продаж. Чек может быть распечатан непосредственно на месте или отправлен клиенту по электронной почте, в мессенджер или через СМС-сообщение. К плюсам таких устройств можно отнести отсутствие необходимости в покупке дорогостоящего оборудования, возможность работы без дополнительных устройств, а также наличие функционала для отслеживания статистики продаж и товарооборота. Это делает мобильные кассы особенно полезными для сфер бизнеса, требующих работы на выезде.

На что нужно обратить внимание при выборе

В таблице ниже мы выбрали основные характеристики оборудования, на которые стоит обратить внимание перед покупкой ККТ.

Как правильно выбрать кассу с учётом особенностей бизнеса

Универсальных решений, которые подошли бы любому магазину, не существует.

Начинающие предприниматели часто ориентируются на стоимость. Этот критерий, безусловно, играет важную роль при выборе оборудования для бизнеса, особенно на самом старте.

Стоимость кассового оборудования складывается из нескольких составляющих:

Упор на технические характеристики — тоже не всегда оптимальное решение, потому что функциональность — это не единственный критерий, который следует учитывать. При выборе ККТ необходимо провести анализ специфики бизнеса и определить требуемый для всех операций набор функций. Это позволит выбрать онлайн-кассу, которая будет соответствовать потребностям бизнеса, но при этом не переплачивать за её излишнюю «навороченность».

Поэтому важно найти баланс между ценой и функциональностью.

Чтобы правильно выбрать онлайн-кассу под ваш бизнес, руководствуйтесь следующими критериями:

• Если ваша компания занимается небольшой розницей (например, продажей инструментов) или предоставлением услуг (организация туристических поездок, корпоративных мероприятий), стоит выбрать смарт-терминал или бюджетный фискальный регистратор для заведений без очереди.
• Если вам необходимо пробивать чеки вне помещения, например, на выезде, то удачным выбором станет смарт-терминал или мобильная касса. Эти устройства компактны и работают от аккумулятора, что делает их независимыми от стационарного местоположения. В отличие от них, фискальный регистратор, подключённый к компьютеру, не подойдёт для таких задач, поскольку предварительное формирование чеков с последующим их предоставлением вместе с товаром клиенту противоречит закону.
• Если ваш каталог товаров содержит большое количество позиций, рекомендуется обратить внимание на фискальные регистраторы. Смарт-терминалы могут испытывать сложности в обслуживании магазинов с ассортиментом более 1-2 тысяч активных позиций, продаваемых ежедневно. Для эффективного управления таким ассортиментом потребуется компьютер с фискальным регистратором, который может быть выбран в пользу самого простого и бюджетного варианта, особенно если в вашей торговой точке не наблюдается больших очередей.
• Если вы продаёте алкогольные и табачные изделия или другие товары, которые подлежат обязательной маркировке, предпочтительнее использовать фискальный регистратор. Это не означает, что смарт-терминалы не способны справиться с такими продажами — технически даже самые простые и недорогие терминалы могут выполнять эту задачу. Однако такая работа может оказаться менее удобной, особенно учитывая необходимость сканирования маркированных товаров не только при продаже, но и при приёмке, а также необходимость обработки электронных накладных от поставщиков и отчётности в систему «Честный ЗНАК». Использование компьютера с подключённым сканером штрихкодов значительно упрощает и ускоряет выполнение этих операций по сравнению с использованием смарт-терминала.
• Если ваш бизнес полностью функционирует в онлайн-среде без необходимости работы в офлайне, оптимальным будет использование облачного решения. Вы можете воспользоваться услугами специализированного сервиса или организовать собственный сервер с кассовым оборудованием.

Как начать работать с онлайн-кассой

Чтобы оборудовать торговое помещение онлайн-кассой, потребуется интернет-соединение, рабочее место и подходящее оборудование. Для этого кассу покупают или берут в аренду. Перед этим следует удостовериться, входят ли модели устройств в реестр ФНС. После покупки и регистрации в налоговой ККТ и ФН необходимо заключить договор с ОФД.

Кроме того, необходимо провести инструктаж для сотрудников о правилах работы с оборудованием, обучить работников и дать контакты специалистов техподдержки.

Часто задаваемые вопросы